Klachtenprocedure Het Spring Instituut

Het Spring Instituut hecht grote waarde aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Mocht je onverhoopt ontevreden zijn, dan verzoeken wij je dit zo spoedig mogelijk aan ons kenbaar te maken, zodat wij gezamenlijk tot een oplossing kunnen komen.

1. Definities

  • Klacht: Elke schriftelijke uiting van ongenoegen over de organisatie, de uitvoering van een training of de administratieve afhandeling door Het Spring Instituut.

  • Klant: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst heeft gesloten met Het Spring Instituut.

2. Vertrouwelijkheid en Privacy

Alle klachten worden door Het Spring Instituut strikt vertrouwelijk behandeld. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving (AVG) en informatie over de klacht wordt alleen gedeeld met personen voor wie dit noodzakelijk is voor de afhandeling.

3. Indienen van een klacht

Een klacht dient schriftelijk (per post of e-mail) te worden ingediend bij de directie van Het Spring Instituut:

Gelieve de volgende informatie te vermelden:

  • Je naam, adres en telefoonnummer.

  • De datum waarop de klacht is ontstaan.

  • Een duidelijke omschrijving van de klacht en eventuele relevante bijlagen.

4. Behandeling en Termijnen

Bevestiging: Je ontvangt binnen 5 werkdagen na ontvangst een schriftelijke bevestiging dat wij je klacht in behandeling hebben genomen.

Afhandeling: Het Spring Instituut streeft naar een volledige afhandeling binnen 4 weken na ontvangst.

Uitstel: Indien er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, word je hiervan binnen de eerste 4 weken schriftelijk op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de reden van het uitstel toegelicht en wordt er een indicatie gegeven wanneer je een definitief antwoord kunt verwachten.

5. Registratie en Bewaren

Klachten worden intern geregistreerd. Deze registratie wordt voor een periode van minimaal 1 jaar bewaard, gerekend vanaf de datum dat de klacht is afgehandeld.

6. Onafhankelijke Geschillenregeling

Indien de klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost, ontstaat een geschil. Het Spring Instituut volgt de gedragscode van de NRTO. Geschillen kunnen worden voorgelegd aan de onafhankelijke Geschillencommissie Particuliere Onderwijsinstellingen.

  • De uitspraak van de Geschillencommissie is voor Het Spring Instituut bindend.

  • Eventuele consequenties naar aanleiding van de uitspraak worden door Het Spring Instituut zo spoedig mogelijk afgehandeld.